Définition - Que signifie le système de gestion électronique des documents (EDMS)?
Un système de gestion de documents électroniques (EDMS) est un système logiciel permettant d'organiser et de stocker différents types de documents. Ce type de système est un type plus particulier de système de gestion de documents, un type plus général de système de stockage qui aide les utilisateurs à organiser et à stocker des documents papier ou numériques. EDMS se réfère plus spécifiquement à un système logiciel qui gère des documents numériques, plutôt que des documents papier, bien que dans certains cas, ces systèmes peuvent également gérer des versions numérisées numériques de documents papier originaux.
Une gestion électronique des documents permet de stocker de manière centralisée un grand volume de documents numériques. Beaucoup de ces systèmes incluent également des fonctionnalités pour une récupération efficace des documents.
Definir Tech explique le système de gestion électronique des documents (EDMS)
Certains experts soulignent que le système de gestion électronique des documents a beaucoup en commun avec un système de gestion de contenu (CMS). Une différence majeure, cependant, est que la plupart des systèmes CMS impliquent la gestion d'une variété de contenu Web à partir d'un site central, tandis qu'un système de gestion de documents est souvent principalement utilisé pour l'archivage.
Afin de fournir une bonne classification des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion de documents électroniques reposent sur un processus détaillé de stockage des documents, y compris certains éléments appelés métadonnées. Les métadonnées autour d'un document fourniront un accès facile aux détails clés qui aideront ceux qui recherchent des archives à trouver ce dont ils ont besoin, que ce soit par chronologie, sujet, mots-clés ou autres stratégies associatives. Dans de nombreux cas, la documentation spécifique pour les protocoles de stockage d'origine est un élément majeur de ce qui rend un système de gestion électronique de documents si précieux pour une entreprise ou une organisation.