Définition - Que signifie la gestion de documents?
La gestion de documents est le processus de stockage, de localisation, de mise à jour et de partage de données dans le but de la progression du flux de travail et des résultats commerciaux. Le partage centralisé et le stockage des données dans des serveurs spécifiques aident les organisations à accéder aux informations de manière efficace et efficiente, tout en sécurisant les données protégées. Les programmes et les serveurs sont utilisés dans le processus de gestion des documents. Les métadonnées importantes sont centralisées, par opposition à décentralisées ou difficiles à localiser.
Definir Tech explique la gestion de documents
En contenant des données sur un serveur partagé et dans des fichiers partagés, la gestion des documents permet uniquement aux utilisateurs autorisés de modifier et d'ajouter des données aux données déjà existantes. Il garantit également que les téléchargements ne sont effectués que par ceux qui sont autorisés. Les données peuvent être cryptées pour assurer davantage leur sécurité.
Les serveurs désignés pour gérer les documents peuvent également contenir des applications de flux de travail intégrées pour maximiser la gestion des tâches et faciliter le flux de travail organisationnel global. Le suivi automatisé des tâches humaines a lieu pendant le processus de gestion des documents. Des capacités de flux de travail personnalisées peuvent être construites avec des utilisations de modèles courantes, éliminant ainsi le besoin de création de documents répétitifs.