Définition - Que signifie le système de gestion des enregistrements (RMS)?
Le système de gestion des enregistrements (RMS) est la gestion des enregistrements pour une organisation tout au long du cycle de vie des enregistrements.
Les activités de cette gestion comprennent le contrôle systématique et efficace de la création, de la maintenance et de la destruction des enregistrements ainsi que des transactions commerciales qui leur sont associées. Considérée comme un élément clé de l'efficacité opérationnelle, la gestion des enregistrements ajoute plus de valeur aux actifs informationnels de l'organisation.
Definir Tech explique le système de gestion des enregistrements (RMS)
Faisant partie des activités plus larges d'une entreprise, la gestion des enregistrements est associée à des politiques de gouvernance, de risque et de conformité.
Les activités impliquées dans la gestion des documents sont:
- Identifier les informations à saisir.
- Planification des informations pour l'organisation.
- Application des politiques et pratiques concernant la création, la maintenance et l'élimination des dossiers
- Création d'un plan de stockage des enregistrements.
- Classification, identification et stockage des enregistrements.
- Coordination de la fourniture d'accès interne et externe à la tenue des dossiers en vue de la confidentialité des données et de la confidentialité des affaires et des données.
Les avantages apportés par la gestion des enregistrements sont:
- Élimination des données redondantes.
- Augmentation de la productivité et de la responsabilité dans l'organisation.
- Réduction de la recherche pour la bonne information. Les ressources sont sauvées de la recherche fastidieuse pour la récupération des données.
- Stockage d'enregistrements rentable en raison de l'absence d'enregistrements redondants. Les coûts d'exploitation sont réduits.
- La création de documents est régie par les normes et réglementations présentes dans l'organisation. Ainsi, il garantit la conformité réglementaire.
- La gestion des enregistrements aide à contrôler la création et la croissance des enregistrements.
- La gestion des enregistrements permet d'adopter de nouvelles technologies pour la tenue de registres.
- Les risques de litige sont minimisés grâce à la gestion des enregistrements.
- Les informations vitales peuvent être bien protégées et sécurisées grâce à la gestion des enregistrements.
- En offrant un accès facile et meilleur aux documents pertinents, il contribue à une meilleure gouvernance et à une meilleure prise de décision de l'entreprise.
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