Les shadow apps sont des logiciels qui n'ont pas été pris en charge par le service informatique d'un employé. Dans le passé, les applications fantômes étaient souvent installées localement par des employés impatients qui voulaient un accès immédiat aux logiciels sans passer par les canaux normaux de l'entreprise. Avec l'essor du logiciel en tant que service (SaaS) et de l'informatique en nuage (cloud computing), le sens de ce terme s'est toutefois élargi pour inclure les logiciels grand public tiers accessibles par Internet.
Skype, Lucidchart, Dropbox, Google Spreadsheets, Docusign et CloudOn sont tous des applications fantômes populaires. Bien que de nombreuses applications fantômes puissent améliorer la productivité et la collaboration avec un coût financier faible ou nul pour l'entreprise, leur utilisation comporte des risques. Les employés qui accèdent à une application en nuage avec leurs comptes personnels peuvent mettre en danger les données de l'entreprise. Cela peut même conduire à la perte de données de l'entreprise. Les applications fantômes peuvent également causer des problèmes de bande passante sur le réseau de l'entreprise, ce qui ralentit les choses et a un impact sur la productivité de chacun. Pour éviter ces problèmes, le département informatique doit mettre en place un processus d'audit des services afin d'inspecter les paquets sortants et de vérifier la propriété des services appartenant à l'entreprise dans le cloud. Une politique informatique doit être mise en place pour exiger des employés qu'ils accèdent aux comptes de l'entreprise lorsqu'ils utilisent des applications Web. Elle doit également prévoir des restrictions sur les privilèges réseau qui empêchent les utilisateurs finaux d'installer des logiciels en local. Si un groupe important d'employés utilise une application en nuage particulière, le service informatique doit envisager de fournir le service en interne. Enfin, le service informatique doit sensibiliser les employés à la valeur des données de l'entreprise et aux risques que présentent les applications fantômes. Voir aussi : shadow IT, rogue IT
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