ROT (redundant, outdated, trivial information)

Les ROT (redundant, obsolete or trivial) sont des documents numériques qu'une organisation continue de conserver même si les informations documentées n'ont aucune valeur commerciale ou légale. Les employés créent des ROT en sauvegardant plusieurs copies de la même information, des informations obsolètes et des informations étrangères qui n'aident pas l'organisation à atteindre ses objectifs. Vous pouvez trouver la ROT sur vos ordinateurs de bureau individuels ainsi que sur les serveurs de réseau et les serveurs SharePoint. Elle est également disponible sur les appareils mobiles, les ordinateurs centraux, les ordinateurs centraux, les ordinateurs centraux et le nuage. L'

ROT est préjudiciable de cinq façons importantes. Il crée des coûts de stockage et d'infrastructure excessifs. Ensuite, elle nuit à la capacité des employés à démontrer leur conformité aux directives réglementaires ou à répondre aux demandes de découverte. Il entrave également la capacité des employés à accéder rapidement aux informations pertinentes et à prendre des décisions fondées sur des données en temps voulu. Quatrièmement, la ROT est souvent non gérée et par conséquent, elle est vulnérable aux violations de données. Et cinquièmement, les informations qui sont conservées au-delà de leur période de conservation légale posent un risque de responsabilité car elles peuvent être utilisées contre l'organisation dans des actions en justice ou des audits financiers. L'Association of Information and Image Management (AIIM) indique qu'en moyenne, la moitié des informations conservées par une entreprise n'ont aucune valeur commerciale et le Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) estime qu'une grande entreprise possédant 10 pétaoctets de données pourrait dépenser jusqu'à 34,5 millions de dollars pour des données qui pourraient être supprimées. Il est important que les principales parties prenantes d'une entreprise - y compris les dirigeants de niveau C et les responsables de secteur d'activité, ainsi que les professionnels de la gestion des documents, du droit et de la conformité - s'unissent pour créer un programme de gouvernance de l'information (GI) unifié et fondé sur des règles, qui répond à tous les besoins de l'entreprise de manière holistique. Lors de la création d'un programme de gouvernance de l'information, la première chose à faire est d'inventorier toutes les données existantes et de décider ce qui a une valeur commerciale ou juridique. Tout autre contenu est considéré comme "ROT". Si un examen manuel peut s'avérer fastidieux, il existe des logiciels de codage automatisé et prédictif qui vous aideront à identifier le ROT et à le catégoriser. Un plan de gouvernance de l'information solide comprendra des dispositions qui traitent de la ROT de façon continue. C'est la base d'une culture organisationnelle qui encourage la gestion active des actifs informationnels et dissuade la thésaurisation des données. Les ROT peuvent également être appelés débris de données.