Une politique de messagerie d'entreprise est un document de gestion qui décrit officiellement la manière dont les employés peuvent utiliser les outils de communication électronique. Cette politique est conçue pour fournir des directives quant à l'utilisation acceptable et non autorisée.
Pour protéger les employés contre les attaques par courrier électronique telles que le phishing, une entreprise doit avoir une politique de courrier électronique. Cette politique peut imposer des limites sur les types de fichiers que les employés peuvent ouvrir, télécharger ou échanger avec d'autres personnes. Pour se protéger de toute responsabilité juridique, la politique doit indiquer ce que les employés doivent faire en cas de réception d'un courriel offensant. La politique de l'entreprise en matière de courrier électronique peut également inclure des dispositions relatives à l'utilisation personnelle des systèmes de communication de l'entreprise, en indiquant si les courriers électroniques personnels sont acceptés, s'il y a des moments de la journée pendant lesquels les courriers électroniques personnels peuvent être envoyés et si les courriers électroniques personnels doivent être enregistrés dans un dossier distinct. Des conseils détaillés sur les contenus interdits et le traitement des données confidentielles doivent également être inclus. Il peut vous être demandé de vous conformer à la conservation des courriels. Des outils logiciels peuvent être utilisés pour surveiller le contenu des e-mails et vous alerter s'ils violent les politiques. Une entreprise doit organiser régulièrement des formations pour renforcer les politiques et exposer les meilleures pratiques en matière de courrier électronique.