Un plan de communication est une approche axée sur les politiques visant à fournir des informations aux parties prenantes. Le plan définit formellement qui doit recevoir des informations spécifiques, quand ces informations doivent être transmises et quels canaux de communication seront utilisés pour transmettre ces informations. Un plan de gestion des communications efficace anticipe les informations qui devront être communiquées à des segments d'audience spécifiques. Le plan doit également indiquer qui a le pouvoir de communiquer des informations confidentielles ou sensibles et comment l'information doit être diffusée (courriel, sites Web, rapports imprimés et/ou présentations). Le plan doit également décrire les canaux de communication que les parties prenantes utiliseront pour obtenir un retour d'information, ainsi que la manière dont elles documenteront et archiveront la communication.
La gestion du changement nécessite des plans de communication. Un plan de communication peut être utilisé pour briser les résistances et mettre tout le monde d'accord. Il aide également les parties prenantes à s'impliquer davantage et à accepter le changement.
Un glossaire des termes peut être inclus dans les plans de communication de gestion de projet pour s'assurer que toutes les parties utilisent les mêmes termes. Le glossaire peut également inclure des exemples de rapports, de modèles et de formulaires que le gestionnaire de projet peut utiliser pour communiquer des informations. Un plan de communication pour les situations d'urgence est similaire, mais il doit également aborder la manière dont les canaux de communication électroniques et non électroniques doivent être utilisés pour diffuser l'information. Il peut s'agir d'annonces via le système de radiomessagerie d'un bâtiment ou de messages texte automatisés.