Gestion des présentations

La gestion des présentations est la création, la distribution, la mise à jour et la publication supervisées des messages et des visuels des présentations dans l'ensemble d'une entreprise. La gestion stratégique des présentations encourage les entreprises à considérer toutes les présentations externes et internes comme des outils de communication. Les entreprises utilisent des présentations tous les jours pour transmettre des informations. Malgré le rôle essentiel que jouent les présentations, de nombreuses organisations négligent les flux de travail entourant la création et la distribution de ces ressources. De nombreuses présentations PowerPoint sont éparpillées dans les dossiers réseau de nombreuses entreprises. Trop souvent, lorsqu'il s'agit de créer une nouvelle présentation, un employé perd des heures à chercher dans d'anciens dossiers contenant des diapositives périmées, avant de reconstituer une présentation unique contenant des images de marque et des informations inexactes. Les logiciels de gestion des présentations permettent aux entreprises de contrôler la marque et le message dans toute l'entreprise et d'encourager les présentations interactives. Le logiciel peut s'assurer que les présentateurs ont accès aux informations les plus récentes et les plus pertinentes. Les entreprises n'ont pas à s'inquiéter de la diffusion d'informations inexactes, ce qui crée des risques de conformité ou nuit aux relations publiques. Une approche stratégique de la gestion des présentations est extrêmement bénéfique pour les secteurs hautement réglementés, tels que l'industrie pharmaceutique et la finance, car elle atténue les problèmes de conformité. Les entreprises tirent également profit de la gestion des présentations en obtenant des informations sur les données et des renseignements commerciaux, ce qui leur permet d'identifier les moyens de communication qui fonctionnent bien et d'apporter des ajustements.

Une suite logicielle de présentation efficace au niveau de l'entreprise doit comprendre :

Les diapositives PowerPoint, les feuilles de calcul Excel (documents Word), les PDF, les vidéos et les logos doivent tous être conservés dans un emplacement géré de manière centralisée. Certaines organisations désignent un directeur de la gestion des présentations chargé de collecter, de maintenir et de mettre à jour le dépôt central de diapositives. Permissions contrôlées : Politiques qui garantissent que les bons employés ont accès aux bonnes informations. C'est particulièrement important dans les domaines hautement réglementés comme la finance et l'industrie pharmaceutique. Dans la gestion des présentations, les permissions sont plus qu'un simple "accès" car elles dictent ce que le destinataire peut faire avec la présentation - qu'il s'agisse de téléchargements, de modifications, de diffusions et de partages. Messagerie forcée : La messagerie forcée garantit que les employés racontent l'histoire complète et ne sélectionnent pas les informations sans fournir le contexte approprié. Il s'agit d'une partie de la gestion des présentations qui protège les entreprises réglementées contre le fait de ne pas faire référence aux déclarations de divulgation. Mise à jour de l'organisation : Diffusion automatique des derniers faits, chiffres et messages de marque aux employés qui en ont besoin.