Définition - Que signifie la conservation des e-mails?
La rétention des e-mails est la conservation des enregistrements de messagerie instantanée et des e-mails dans une organisation en fonction des politiques de l'organisation concernée. La politique de conservation des e-mails est établie conformément aux politiques industrielles, gouvernementales ou commerciales. La conservation des e-mails et les politiques les concernant sont requises dans une organisation pour des raisons juridiques, des réglementations et pour la gestion des connaissances.
Definir Tech explique la conservation des e-mails
La conservation des e-mails est différente de l'archivage des e-mails. Alors que l'archivage permet aux utilisateurs professionnels de conserver les e-mails et les messages instantanés pendant une période indéfinie, la conservation des e-mails détermine la durée pendant laquelle un e-mail ou un enregistrement de message instantané doit être conservé avant d'être automatiquement supprimé. Une conservation plus longue des e-mails augmente le risque de sécurité d'avoir un utilisateur non autorisé à accéder aux secrets de l'organisation ou aux documents confidentiels. Une conservation plus courte des e-mails aiderait à éliminer ces problèmes et est plus simple et moins coûteuse à mettre en œuvre. Cependant, cela aurait un coût pour les cadres et les employés à long terme, qui pourraient avoir besoin d'anciens enregistrements de courriels et de messages pour se souvenir ou évaluer les décisions organisationnelles ou ministérielles passées. Il est donc important d'avoir une politique de rétention des e-mails qui soit uniforme et cohérente pour l'organisation et qui offre le meilleur délai de rétention. La meilleure pratique consiste à définir les politiques de conservation des e-mails et les critères de suppression en fonction de la catégorie du contenu de l'e-mail, ainsi que la flexibilité nécessaire pour gérer les suspensions de litige de manière rapide et économique.
Les politiques de conservation des e-mails aident une organisation de plusieurs manières. Premièrement, il garantit que toute la conformité réglementaire est respectée et réduit le coût de non-conformité et le risque de sanctions. Deuxièmement, il améliore les performances de l'informatique sans augmenter les coûts impliqués. Troisièmement, il contribue à la gestion des connaissances en fournissant aux utilisateurs des informations pour accroître l'innovation, l'amélioration et la productivité des entreprises.