1. Comprendre l'objectif d'une lettre de demande
2. Rédiger la lettre de demande
3. Considérations sur le format de la lettre
4. Inclure les documents d'appui appropriés
5. Faire un suivi formel
Lorsqu'il s'agit de faire une demande - que ce soit pour des fournitures, des informations ou des services - une lettre commerciale bien rédigée est souvent le moyen le plus efficace d'obtenir ce dont vous avez besoin. Comprendre l'objectif d'une lettre de demande et respecter le formatage approprié peut vous aider à faire un appel réussi.
Comprendre l'objectif d'une lettre de demande
Une lettre de demande est généralement utilisée lorsqu'un professionnel ou une entité commerciale doit demander quelque chose à une autre partie. Ce type de lettre est souvent utilisé pour demander l'aide d'une autorité supérieure, obtenir des informations d'une source externe ou demander l'utilisation d'une certaine installation ou d'un certain espace. La lettre doit clairement identifier l'objet de la demande et fournir toutes les informations nécessaires pour que le destinataire puisse prendre une décision éclairée.
Composition de la lettre de demande
Lors de la composition d'une lettre de demande, il est important d'être poli et direct. Commencez la lettre par une salutation formelle, comme "Cher [nom]", et présentez-vous ou présentez votre organisation. Indiquez l'objet de la lettre, y compris tous les détails pertinents tels que le calendrier de la demande et le résultat attendu. Fournissez tous les documents ou preuves nécessaires pour étayer votre demande. Terminez la lettre par une conclusion polie, telle que "J'attends votre réponse avec impatience".
Considérations relatives au formatage de la lettre
Lors du formatage de la lettre, il est important de respecter le format standard des lettres d'affaires. Commencez la lettre par vos coordonnées, suivies de la date et des coordonnées du destinataire. Utilisez une police de caractères professionnelle, telle que Times New Roman, Arial ou Calibri, et alignez le texte sur la gauche. Laissez suffisamment d'espace entre chaque paragraphe et utilisez un double interligne.
Inclure les documents d'appui appropriés
Dans certains cas, il peut être nécessaire d'inclure des documents supplémentaires pour appuyer votre demande. Ces documents peuvent être des copies de contrats, des devis, des factures ou d'autres documents financiers. Il est important de n'inclure que les documents qui sont pertinents à la demande et de fournir une explication claire de la raison pour laquelle ils sont inclus.
Il est important d'effectuer un suivi formel de votre lettre de demande. En fonction du délai de votre demande, vous pouvez attendre quelques jours une réponse avant de prendre contact. Lors du suivi, il est important d'être poli et professionnel et de remercier le destinataire pour son temps. Si votre demande est urgente, il est également important de le mentionner dans le suivi.