Système de refacturation informatique

La refacturation informatique fait référence à une stratégie de comptabilité où les coûts informatiques, y compris le matériel et les logiciels, sont appliqués à l'unité dans laquelle ils sont utilisés. Contrairement aux modèles traditionnels de comptabilité informatique, où un département central est responsable de tous les coûts informatiques au sein d'une organisation. Ces coûts sont simplement considérés comme des frais généraux d'entreprise. Parfois, les systèmes de refacturation de l'informatique sont appelés "comptabilité de responsabilité", car ce type de comptabilité montre quelles personnes ou quels services sont responsables de dépenses importantes. Ces systèmes sont destinés à transférer la responsabilité aux utilisateurs et à les encourager à traiter les services informatiques comme n'importe quel autre service public, ce qui encourage une utilisation modérée. Les administrateurs peuvent utiliser des systèmes de rapports qui utilisent la facturation informatique pour déterminer les facteurs qui déterminent les coûts et établir un budget en conséquence. Ce système donne aux utilisateurs finaux une meilleure visibilité sur les décisions commerciales à l'origine des dépenses, et permet à la direction d'identifier les moyens d'accroître la rentabilité. Le coût des systèmes hérités, des redondances ou des technologies propriétaires coûteuses devient également clair, ce qui permet au personnel informatique de justifier efficacement les mises à niveau destinées à améliorer l'utilisation ou à réduire la consommation d'énergie et le temps d'administration. La facturation

dépend de nombreux paramètres informatiques afin d'assurer une répartition équitable des coûts. Pour y parvenir, il faut trouver un équilibre entre la précision et la difficulté de la collecte des données. Les systèmes complexes de refacturation des TI peuvent exiger une comptabilité détaillée par poste de chaque dépense liée aux TI. Cela inclut l'unité commerciale qui l'a engagée, ainsi que la nature du logiciel, du matériel ou des services. Les postes individuels peuvent souvent être importants et partagés entre plusieurs unités commerciales, comme l'achat d'un ordinateur central. Ces données peuvent également être utilisées pour répartir ces dépenses de manière équitable par le service informatique. Un système de facturation informatique simple n'est rien d'autre qu'une répartition directe des coûts informatiques à l'aide de données facilement disponibles, comme le nombre d'utilisateurs et d'applications ou des estimations subjectives. À un degré de complexité moindre, l'organisation troque une partie de l'efficacité de la refacturation des TI contre un fardeau moins lourd, en termes de temps et d'argent requis pour effectuer la refacturation. Cette évolution transforme les systèmes informatiques internes en prestataires de services qui peuvent être gérés indépendamment de l'organisation dans son ensemble. Un système de rétrofacturation des TI fournit des mesures utiles qui peuvent être comparées aux coûts de l'externalisation de ces services à une tierce partie. Par exemple, les responsables informatiques et les DSI peuvent évaluer l'efficacité de leurs services internes en matière de fourniture de réseaux, de transfert de données, de stockage, de maintenance ou de temps de fonctionnement des applications Web. Le système peut également être utilisé à d'autres fins. Le DSI pourrait présenter les résultats trimestriels de la rétrofacturation informatique au PDG afin de déterminer si les revenus tirés de l'opportunité commerciale en valent le coût. Cependant, malgré ces avantages, certains DSI considèrent que les politiques internes liées à la mise en œuvre et à la maintenance des systèmes de facturation des services informatiques sont décourageantes, surtout lorsqu'elles sont associées à des coûts administratifs et à des défis comptables importants. Néanmoins, les systèmes de facturation informatique ont suscité un intérêt considérable, car les coûts et l'utilisation de l'énergie ont explosé ces dernières années. L'adoption accrue d'infrastructures de cloud privé, de logiciels en tant que service (SaaS) et d'architectures orientées services (SOA) à la demande dans de nombreuses entreprises pourrait rendre la mesure de l'utilisation et la répartition des coûts plus faciles que jamais, les services informatiques étant traités comme un service public.