1. Installation du gestionnaire de maintenance dans QuickBooks Premier
2. Création d'un ordre de travail dans QuickBooks Premier
3. Affectation des ressources pour un ordre de travail dans QuickBooks Premier
4. Planification et suivi d'un ordre de travail dans QuickBooks Premier
Facturation des ordres de travail dans QuickBooks Premier
La gestion de la maintenance est une partie essentielle de toute entreprise. Le suivi des commandes, la programmation et la facturation des services de maintenance peuvent être un processus laborieux. Heureusement, le logiciel de comptabilité QuickBooks Premier permet de gérer facilement votre flux de travail de maintenance en un seul endroit. Dans cet article, nous allons voir comment créer un bon de travail dans QuickBooks Premier et les fonctionnalités disponibles pour rationaliser le processus de gestion de la maintenance.
Installation du gestionnaire de maintenance dans QuickBooks Premier
Avant de pouvoir commencer à créer des bons de travail dans QuickBooks Premier, vous devez installer le gestionnaire de maintenance. Il s'agit d'une fonctionnalité optionnelle du logiciel qui vous permet de garder la trace des tâches de maintenance préventive et des ordres de réparation. Pour installer le Gestionnaire de maintenance, ouvrez le logiciel QuickBooks Premier et sélectionnez l'option "Gestionnaire de maintenance" dans le menu "Extras". L'assistant d'installation de Maintenance Manager s'ouvre alors. Suivez les instructions pour terminer l'installation.
Création d'un bon de travail dans QuickBooks Premier
Une fois le Maintenance Manager installé, vous pouvez commencer à créer des bons de travail. Pour ce faire, ouvrez le Maintenance Manager et sélectionnez l'option "Create Work Order" dans le menu. Cela ouvrira le formulaire de bon de travail, que vous pouvez remplir avec le nom du client, son adresse et ses coordonnées. Vous pouvez également spécifier le type de service et toutes les pièces qui doivent être utilisées pour le travail. Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour créer le bon de travail.
Affectation de ressources pour un bon de travail dans QuickBooks Premier
Une fois le bon de travail créé, vous pouvez lui affecter des ressources. Cela inclut l'affectation d'un technicien ou d'entrepreneurs à la tâche, ainsi que tout équipement ou ressource devant être utilisé. Pour ce faire, ouvrez le gestionnaire de maintenance et sélectionnez l'option "Allocation des ressources" dans le menu. Sélectionnez le bon de travail pour lequel vous voulez allouer des ressources et choisissez les ressources dont vous avez besoin. Une fois les ressources allouées, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour fermer la fenêtre.
Planification et suivi d'un bon de travail dans QuickBooks Premier
Une fois les ressources allouées, vous pouvez planifier et suivre le bon de travail. Pour ce faire, ouvrez le gestionnaire de maintenance et sélectionnez l'option "Schedule" dans le menu. Sélectionnez le bon de travail que vous voulez programmer et choisissez la date et l'heure du travail. Vous pouvez également attribuer un niveau de priorité à l'ordre et définir des rappels pour vous-même ou pour le technicien. Une fois le travail programmé, sélectionnez le bouton "Enregistrer" pour fermer la fenêtre.
Facturation des bons de travail dans QuickBooks Premier
Une fois le bon de travail terminé, vous pouvez facturer le travail. Pour ce faire, ouvrez le gestionnaire de maintenance et sélectionnez l'option "Invoicing" dans le menu. Sélectionnez le bon de travail que vous souhaitez facturer et choisissez les conditions de paiement. Vous pouvez également ajouter les remises ou les taxes qui s'appliquent à la commande. Une fois que vous avez rempli la facture, sélectionnez le bouton "Save" pour fermer la fenêtre.
QuickBooks Premier vous permet de rationaliser facilement votre processus de gestion de la maintenance. Avec le Gestionnaire de maintenance, vous pouvez créer des bons de travail, allouer des ressources, programmer des travaux et facturer les bons de travail en toute simplicité. Essayez dès aujourd'hui les fonctionnalités du Gestionnaire de maintenance pour simplifier votre flux de travail de maintenance.