1. Types de dossiers d'employés : Quels documents devez-vous conserver ?
2. Périodes de conservation : Combien de temps devez-vous conserver les dossiers des employés ?
3. Stockage des dossiers : Où devez-vous stocker les dossiers des employés ?
4. accès des employés : Comment les employés peuvent-ils accéder à leurs dossiers ?
5. Élimination des dossiers : Comment devez-vous éliminer les dossiers des employés ?
Exigences de conformité : Quelles directives devez-vous suivre ?
Les employés sont une partie essentielle de toute entreprise, et pour cette raison, il est important de conserver des enregistrements précis de leurs données. Mais avec autant de types de dossiers différents et de réglementations à prendre en compte, la gestion des dossiers des employés peut être un processus complexe. Ce guide fournit un aperçu complet de la gestion des dossiers des employés, des types de dossiers à conserver aux périodes de conservation et aux exigences de conformité.
Types de dossiers d'employés : Quels dossiers devez-vous conserver ?
Le type de dossiers d'employés que vous devez conserver dépend de la taille et des activités de votre entreprise. En général, les entreprises doivent conserver au moins les informations suivantes : demandes d'emploi, formulaires fiscaux, évaluations de performance, informations sur les avantages sociaux, feuilles de temps et dossiers du personnel. Dans certains cas, des dossiers supplémentaires peuvent être exigés, tels que les dossiers relatifs aux lois sur les salaires et les heures de travail ou l'indemnisation des travailleurs.
Périodes de conservation : Combien de temps devez-vous conserver les dossiers des employés ?
La durée pendant laquelle les entreprises doivent conserver les dossiers des employés varie selon l'État et le type de dossier. Cependant, il est généralement recommandé de conserver les dossiers des employés pendant au moins trois ans. Les dossiers de paie peuvent être conservés jusqu'à sept ans. En outre, assurez-vous de vérifier les réglementations étatiques ou fédérales pour des périodes de conservation spécifiques.
Stockage des dossiers : Où devez-vous stocker les dossiers des employés ?
Les dossiers des employés doivent être stockés en toute sécurité, car ils contiennent des informations sensibles. La meilleure pratique consiste à stocker les dossiers électroniquement dans un système sécurisé, basé sur le cloud. De cette façon, tous les dossiers sont conservés dans un endroit centralisé et peuvent être consultés par le personnel autorisé.
Accès des employés : Comment les employés peuvent-ils accéder à leurs dossiers ?
Les employés ont le droit d'accéder à tous les dossiers personnels liés à leur emploi. En fonction du type de dossiers, les entreprises peuvent être amenées à fournir les dossiers sous forme physique ou électronique. En outre, les entreprises doivent établir un processus pour vérifier l'identité des employés qui demandent l'accès à leurs dossiers.
Élimination des dossiers : Comment devez-vous éliminer les dossiers des employés ?
Lorsque les dossiers des employés ne sont plus nécessaires, les entreprises doivent les éliminer de manière sécurisée. La meilleure pratique consiste à déchiqueter les dossiers physiques et à supprimer définitivement les dossiers électroniques.
Exigences de conformité : Quelles directives devez-vous suivre ?
Lorsqu'elles gèrent les dossiers des employés, les entreprises doivent respecter les lois fédérales et provinciales. En général, les entreprises doivent garder les dossiers confidentiels et sécurisés, et doivent suivre des périodes de conservation et des directives d'élimination spécifiques. En outre, les entreprises doivent s'assurer que toute demande de dossiers d'employés est traitée rapidement et avec précision.
En suivant les directives de ce guide, les entreprises peuvent s'assurer que leurs pratiques de gestion des dossiers des employés sont conformes et efficaces.