Parmi les informations qui ne doivent pas figurer dans un dossier d’employé figurent les dossiers médicaux et d’autres informations personnelles sensibles. L’Americans with Disabilities Act (ADA) et le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) protègent les informations médicales des employés. Il est donc déconseillé d’inclure des dossiers médicaux, des notes de médecin ou toute autre information relative à la santé dans le dossier d’un employé.
D’autres informations personnelles sensibles ne doivent pas figurer dans un dossier d’employé, notamment le numéro de sécurité sociale, les antécédents de crédit et les informations financières. Le numéro de sécurité sociale d’un employé est une information personnelle très sensible qui doit rester confidentielle pour éviter l’usurpation d’identité. De même, les antécédents en matière de crédit et les informations financières ne doivent pas figurer dans un dossier d’employé, car ils peuvent donner lieu à des discriminations et à des préjugés sur le lieu de travail.
Toutefois, certains documents peuvent être inclus dans un dossier d’employé, tels que les contrats de travail, les évaluations des performances, les dossiers de formation et les mesures disciplinaires. Ces documents fournissent une vue d’ensemble de l’historique de travail d’un employé et aident les employeurs à prendre des décisions éclairées concernant les promotions, les augmentations de salaire et les mesures disciplinaires.
Pour créer un dossier d’employé, les employeurs doivent commencer par collecter les informations de base de l’employé, telles que son nom, son adresse et ses coordonnées. Ils doivent également recueillir des informations relatives au poste de l’employé, telles que l’intitulé du poste, les fonctions et le salaire. Les employeurs doivent également obtenir l’accusé de réception signé par l’employé des politiques et procédures de l’entreprise, ainsi que tout autre document pertinent.
En conclusion, le dossier de l’employé ne doit contenir que les informations pertinentes et nécessaires à son travail. Les employeurs doivent éviter d’y inclure des dossiers médicaux, des numéros de sécurité sociale, des antécédents de crédit et des informations financières afin d’éviter d’éventuels problèmes juridiques. En tenant les dossiers des employés à jour, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant les performances de leurs employés, les promotions et les mesures disciplinaires.
L’article ne fournit pas d’informations sur la manière d’organiser la numérisation des dossiers du personnel. Il donne toutefois des indications sur les types d’informations qui ne doivent pas figurer dans un dossier d’employé, comme les dossiers médicaux, les informations génétiques et certains types de vérifications des antécédents criminels. L’article recommande également aux employeurs d’établir des politiques et des procédures claires pour la conservation et la sécurisation des dossiers des employés, et de former les employés à ces politiques. En outre, l’article suggère aux employeurs d’examiner régulièrement les informations périmées ou non pertinentes contenues dans les dossiers des employés et de les supprimer.
À des fins de recrutement et de gestion du personnel, les informations à conserver dans un dossier d’employé comprennent la demande d’emploi, le curriculum vitae, la lettre d’offre d’emploi, la reconnaissance signée des politiques de l’entreprise, les évaluations des performances, les mesures disciplinaires, les registres de présence, les registres de formation et de développement, ainsi que les documents relatifs aux récompenses ou aux félicitations reçues. Il est important de noter que les informations personnelles telles que l’âge, la race, la religion, la situation matrimoniale et l’état de santé ne doivent pas figurer dans un dossier d’employé, car elles peuvent être considérées comme discriminatoires.